Factures / justificatifs

Ici vous pouvez déposer votre FACTURE des services et les JUSTIFICATIFS pour remboursement.

Démarches à suivre pour le traitement des justificatifs de dépenses

1. Conservez tous vos justificatifs. Gardez précieusement toutes les factures ou quittances liées au projet. Les tickets de carte bancaire (reçus de terminal) ne sont pas suffisants : chaque dépense doit être appuyée par une facture ou une quittance valide (avec nom du fournisseur, date, montant, description). Nous acceptons uniquement les fichiers aux formats PDF ou JPG. Les fichiers HEIC ou autres formats ne sont pas acceptés.

2. Préparez vos justificatifs par catégorie et par devise.

• Classez les justificatifs en séparant les catégories de dépenses (ex. : transport, alimentation, matériel) et les devises (euros et francs suisses).
• Pour chaque catégorie et chaque devise, créez un fichier PDF distinct.

Catégories à utiliser :

• Transport
• Achats nourriture pour repas
• Matériel scénographique
• Matériel technique (câbles, adaptateurs, etc.)

3. Nommez vos fichiers PDF selon la nomenclature suivante :

MontantTotal_Devise_Catégorie_NomduProjet_VotreNom.pdf

Exemples :

• 452,65€_Transport_AnnaLadeira_ProjetXYZ.pdf
• 120,89CHF_Repas_AnnaLadeira_ProjetXYZ.pdf

Important : toutes les factures ou quittances de la même catégorie et devise doivent être regroupées dans le même PDF. Ne mélangez pas les devises dans le même PDF.

4. Envoyez vos documents via le formulaire ci-dessous.

• Remplissez le formulaire de note de frais.
• Importez les PDF que vous avez préparés.
• Sélectionnez le nom de l'association ou de l'artiste avec lequel/laquelle vous collaborez.

Si la taille de votre PDF est trop importante, vous pouvez le compresser sur Freepdfconvert ou Tools.pdf24. Si vous prenez des photos depuis votre téléphone, vous pouvez utiliser Google Lens ou Microsoft Lens pour scanner et générer des PDF.